Sigurno su vam dobro poznati dosadni ometači rada na poslu: e-mail sandučić u koji neprestano blinka o dospijeću novog e-maila, mobitel i sastanci kojima nema kraja. Novo istraživanje Career Buildera otkriva nam najzeznutije ubojice produktivnosti na poslu i pokazuje da su ti kradljivci vremena glavni krivci zašto na poslu ostajemo duže nego što bi trebalo.
Career Builder anketirao je više od 5000 menadžera, profesionalaca iz ljudskih resursa i zaposlenika na puno radno vrijeme iz različitih industrija i saznao: najgori ometači u poslu su mobiteli, a slijede ih uredski tračevi, internet, pauze za užinu i cigarete, bučni kolege, sastanci, e-mailovi, te poslovni suradnici. A evo što savjetuju stručnjaci – kako spriječiti te čimbenike da vam produljuju dan te da s posla otiđete što je prije moguće.
1. Utišajte mobitel
Mobiteli, posebno današnji pametni telefoni koji svako malo javljaju dolazak poruke, e-maila ili prijedloga ažuriranja programa, su najgori ometači, no ignoriranje poruka i poziva je lakše zamisliti nego i učiniti. Stručnjaci zato savjetuju da mobitel jednostavno stavite u ladicu ili na policu izvan vašeg pogleda.
Tako ćete trebati uložiti veći trud da čekirate što vam novog javlja vaš pametni telefon, pa su veći i izgledi da ćete ga rjeđe provjeravati. Naime, da biste se koncentrirali na posao, privatne poruke koje stižu mogu pričekati, npr. pauzu za jelo ili kad dovršite nešto što ste započeli. Zvuk zvona utišajte, a kontaktima osoba kojima se želite baš u svakom trenutku javiti, kao što su npr. vaš šef ili važan poslovni klijent, postavite posebne ringtonove i javljajte se na telefon samo kad njih čujete.
Najgori ometači u poslu su mobiteli, a slijede ih uredski tračevi, internet, pauze za užinu i cigarete, bučni kolege, sastanci, e-mailovi, te poslovni suradnici
2. Odvojite vremena da razbistrite um
Možda se na poslu bojite da nešto ne propustite, ne možete prestati razmišljati o svim sitnicama koje još treba napraviti, glava vam je puna, u velikoj ste gužvi pa mislite kako je najbolje da preskočite i pauzu? Pogrešno! Kratki predasi od posla, jednostavna šetnjica ili opuštanje s kolegicom na klupi u parku i razgovor o bilo čemu što nije posao, pomoći će vam da odmorite mozak i vratite se na posao s novom dozom energije.
Zapravo, neki stručnjaci za karijeru čak predlažu kratke pauze nakon svakih 90 minuta intenzivnog posla, smatrajući da se tako postiže najveća radna učinkovitost. Dozvolite li svom mozgu da se opusti, bolje ćete se fokusirati nakon toga i izbjeći ćete greške u koracima i frustraciju.
3. Upozorite kolege da vas ne ometaju
Vaši kolege na poslu su super, ali ponekad vam remete koncentraciju? Jednostavno ih zamolite da vam je potrebna koncentracija i da vas u tom razdoblju ništa ne ispituju, osim ako nije nešto jako hitno. Možete im reći i kako ćete, kad vam treba mir i koncentracija, npr. zalijepiti na monitor kompjutora crveni papirić.
4. Odmorite se od e-mailova
Koncentrirate se na neki važan dopis, kad li vam u dnu ekrana iskače obavijest o novom e-mailu. U sekundi ostavljate dopis i provjeravate e-mail. I tako puno puta dnevno. Naravno, kako ne biste zaboravili, obično odmah morate i poslati kratki odgovor na taj e-mail. Sve se to čini bezazleno, no ometa vam koncentraciju i neprestano prešaltavanje iz jednog u drugo pa treće vas čini manje produktivnim i otežava vam posao.
Odredite si razdoblja u kojima nećete provjeravati e-mailove, kad radite nešto što zahtijeva vašu punu pažnju. Isključite indikator ili jednostavno sve zatvorite na neko vrijeme. Kasnije opet otvorite, odredite si da ćete tada provjeriti sve e-mailove i odgovoriti im, odjednom.
5. Skratite sastanke
Dugi sastanci mogu oduzimati vrijeme za obavljanje poslova. Ukažite organizatoru sastanka da biste voljeli biti na samo onom dijelu sastanka koji se tiče vašeg posla jer ste u gužvi i imate dosta toga za obaviti.
6. Pustite neke poslove
Ponekad jednostavno morate znati pustiti posao. To znači, povremeno se morate pomiriti s činjenicom da ne možete dovršiti sve što ste zamislili. Morate sami sebi dati dopuštenje da određeni posao nastavite sljedeći dan, inače će vas on preplaviti, ostajat ćete stalno prekovremeno i zbog stresa raditi greške, ili se čak razboljeti. Uvjerite samu sebe, a i vašeg šefa ako treba, da ste danas dali sve od sebe, a dalje nastavljate sutra.
7. Odredite si kraj radnog vremena
Odredite si, jasno i čvrsto: radit ću do npr. 16:30 i zatim odlazim s posla. Osim što će vam to pomoći u nakani da odete s posla ranije (u normalno vrijeme), dat će vam bolju motivaciju, fokusiranost i produktivnost tijekom dana. Postavite si alarm na sat vremena prije tog roka, koji će vas podsjetiti da vam još preostaje sat vremena. Kad zazvoni alarm, završavajte posao, provjerite s kolegama ili suradnicima ili šefom situaciju, što vam je još preostalo i rasporedite si zadatke za kasnije – npr. kroz slijedećih pola sata dovršit ću to i to jer je to prioritet, a ujutro ću napraviti to i to...
Ukažite nadređenom da ćete napraviti najbolje što možete u razumnom vremenskom roku. Ukoliko vam se to čini dobrim, pitajte za mogućnost kliznog radnog vremena.
